会议消耗知识工作者大量时间。AI可以压缩会议两侧的开销——准备和跟进——无需任何特殊工具。
会前研究（从15分钟到3分钟）
对于外部会议：将公司名称、会议目的和与会者姓名粘贴到Claude或ChatGPT，要求汇报。输出：有关公司的最新消息、此会议类型的典型谈话要点以及值得提出的问题。这不能替代实际研究，但将背景研究从15分钟压缩到3分钟，并确保你没有错过明显的背景。对于内部会议：要求AI从你的要点生成议程，建议讨论问题，并标记潜在的异议或讨论点。提前分发的结构化议程持续减少会议时长。
会议期间：记录结构
AI不能参加你的会议（没有专用会议工具）。它能做的：在会议前给你一个构建捕捉的记录模板。简单的模板提示：”为以下议程项目的30分钟项目状态会议创建会议记录模板：[列出它们]。格式：每个议程项目有讨论、决策和行动项的空间。行动项应有负责人和截止日期列。”使用一致的结构化模板意味着会后处理变得更快。
会后：从记录到行动项（5分钟）
会议后，将你的原始记录粘贴到Claude，要求：”从这些会议记录中提取所有行动项。格式：行动项、负责人、截止日期。标记做出的任何决定和任何未解决的开放问题。”然后使用此输出起草跟进邮件：”写一封专业的会议跟进邮件，用2到3句话总结会议，列出附带列表中的行动项，并确认下一步。语气：专业但不过于正式。”跟进总时间：5到8分钟，而没有AI则需要15到20分钟。
向利益相关者汇报的会议总结
对于需要向未出席人员汇报的会议，AI可以将你的记录压缩成对收件人最有用的格式。提示：”为CTO总结这些会议记录。她只需要知道：1）做出的关键决定，2）需要她参与的阻碍因素，3）时间表变化。格式：3到4个要点，无填充内容。”根据利益相关者的已知偏好校准汇报格式——这是你对收件人的了解增加AI无法提供的价值的地方。
